Software a medida o ERP estándar: cuál le conviene a tu empresa

Qué es cada cosa

Un ERP (planificación de recursos empresariales) es un programa que reúne en un solo sitio la gestión de la empresa: contabilidad, facturación, compras, ventas, almacén y, a veces, personal y producción. Los hay para autónomos y micropymes, en forma de suscripción mensual en la nube, y los hay para empresas grandes, con proyectos de implantación de meses. Lo que tienen en común es que son el mismo programa para todos sus clientes: se configuran, pero no se reescriben.

Un software a medida se construye para una empresa concreta, a partir de cómo trabaja. Hace exactamente lo que necesitas y nada más, y evoluciona cuando cambia tu negocio. A cambio, el esfuerzo inicial es mayor y alguien tiene que mantenerlo.

Entre las dos cosas hay un término medio: los programas sectoriales, pensados para un tipo de negocio (talleres, clínicas, despachos, hostelería), que ya traen resuelto lo habitual del sector.

Comparativa rápida

Cuándo elegir un ERP estándar

• Tus procesos son los de cualquier empresa de tu tamaño: facturar, llevar la contabilidad, controlar cobros y pagos, gestionar un almacén sin complicaciones.
• Necesitas empezar ya y no tienes tiempo de definir cómo quieres que funcione todo.
• Existe un programa de tu sector que ya usan empresas como la tuya y que funciona.
• El presupuesto inicial es ajustado y prefieres pagar una cuota.

En Gipuzkoa, si el programa va a emitir facturas, hay una comprobación obligatoria: que esté en el listado de software TicketBAI de la Diputación Foral. No todos los programas que funcionan en el resto de España cumplen aquí. Lo explicamos en TicketBAI en Gipuzkoa: quién está obligado, plazos y sanciones.

Cuándo compensa a medida

• Tu proceso es tu ventaja. La forma en que presupuestas, planificas la producción o atiendes a tus clientes es lo que te diferencia de la competencia. Meterla en un programa genérico es igualarte a los demás.
• El estándar necesita demasiadas adaptaciones. Si la implantación del ERP incluye una larga lista de desarrollos a medida, pagas dos veces: la licencia y la personalización, que además puede romperse con cada actualización del fabricante.
• Tienes varias piezas que no se hablan: la tienda online, el programa de facturación, los Excel del taller y el correo. Una aplicación a medida puede ser el punto donde todo se junta.
• Hay muchos usuarios ocasionales: operarios, técnicos o clientes que solo consultan o registran algo. Con licencias por usuario, eso se dispara; a medida, no.
• Necesitas una app móvil para tu equipo o tus clientes que trabaje sobre tus datos, no una app genérica.

Si hoy ese proceso propio vive en hojas de cálculo, te interesa cuándo compensa pasar un Excel o un Access a una aplicación web.

La opción mixta

En muchas pymes, la respuesta no es «uno u otro», sino los dos, bien conectados:

• Un programa estándar para lo que es igual en todas las empresas: la contabilidad, los impuestos, la facturación con TicketBAI.
• Una aplicación a medida para lo que es tuyo: el cálculo de presupuestos, la planificación del taller, el portal donde tus clientes consultan sus pedidos, la app de los técnicos.
• Una conexión entre ambos, para que los datos pasen solos: el pedido que se cierra en la aplicación a medida llega como factura al programa de facturación, sin volver a teclearlo.

Así pagas desarrollo solo por lo que te diferencia, y dejas que el fabricante del estándar se ocupe de los cambios de normativa. La condición es que el programa estándar permita conectarse a él (una API o, como mínimo, importación y exportación de datos). Conviene preguntarlo antes de contratarlo.

Cómo comparar el coste real

El error más habitual es comparar la cuota del primer mes del ERP con el presupuesto de desarrollo. Hay que mirar cinco años y sumarlo todo. Un ejemplo con números redondos, solo para ilustrar el cálculo:

Con 4 usuarios, las cifras se invierten y el estándar sale mucho más barato. Por eso el número de usuarios es de lo que más pesa en la decisión. Añade también lo que no aparece en ninguna factura: las horas que el equipo pierde con un programa que no encaja, o con datos que se teclean dos veces.

Riesgos de cada opción y cómo evitarlos

Con un programa estándar:

• Subidas de cuota que no controlas. Revisa el histórico de precios del fabricante y la duración del contrato.
• Tus datos, dentro de su programa. Comprueba que puedes exportarlos todos, en un formato útil, si un día te vas.
• Personalizaciones que se rompen con las actualizaciones. Cuantas menos, mejor.

Con un software a medida:

• Depender de quien lo hizo. Es el riesgo principal, y se evita en el contrato: pide que el código fuente sea tuyo y que se te entregue, porque cuando lo desarrolla un proveedor externo los derechos no pasan a tu empresa si el contrato no lo dice.
• Tecnología rara. Pide que se construya con tecnología estándar y extendida, para que otro equipo pueda mantenerlo si hace falta. Nosotros trabajamos con .NET, C# y SQL Server, que es de lo más habitual en software de empresa.
• Proyectos que no terminan. Mejor por fases, con una primera versión útil en poco tiempo, que un proyecto enorme que se entrega de golpe.
• La infraestructura, a tu nombre. Que el alojamiento en la nube, el dominio y las copias de seguridad estén en una cuenta de tu empresa.

Preguntas para decidir

1. ¿Qué parte de nuestro trabajo es igual que la de cualquier empresa del sector, y qué parte es nuestra?
2. ¿Cuántas personas van a usar el programa dentro de tres años, y cuántas solo de vez en cuando?
3. ¿Existe ya un programa sectorial que usen empresas como la nuestra? ¿Qué dicen de él?
4. ¿Cuánto nos cuesta cada opción a cinco años, sumando cuotas, implantación y mantenimiento?
5. ¿Emite facturas? ¿Está en el listado de software TicketBAI?
6. ¿Se puede conectar con los programas que ya usamos?
7. ¿Qué pasa con nuestros datos y con el código si cambiamos de proveedor?

En GestionByte desarrollamos aplicaciones a medida y también las conectamos con el programa estándar que ya uses. Si la decisión forma parte de un cambio más amplio, lo planteamos como un proyecto de digitalización por fases. Y si lo tuyo encaja en un programa estándar, te lo diremos.

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